1. Spreek een overdrachtsmoment af

Bespreek vanaf welke periode de nieuwe boekhouder het werk overneemt. Leg vast wie de lopende btw-aangifte doet en wie het vorige boekjaar afsluit.

Controleer je bestaande opdrachtbevestiging op afspraken over beëindiging. Stem die af voordat je de samenwerking wijzigt.

2. Verzamel de basis van je administratie

Zorg dat de gegevens beschikbaar zijn waarmee de nieuwe boekhouder kan aansluiten.

• De meest recente jaarcijfers en belastingaangiften
• Een actuele balans en winst-en-verliesrekening
• Specificaties van openstaande klanten en leveranciers
• Overzicht van bedrijfsmiddelen en afschrijvingen
• Bankoverzichten en de onderliggende facturen
• Relevante leningen, leasecontracten en andere overeenkomsten

3. Maak een lijst van wat nog loopt

Zijn er ontbrekende facturen, vragen van de Belastingdienst of correcties die nog moeten worden gedaan? Zet ze in één overzicht, inclusief de betrokken periode en eventuele deadline.

Bij meerdere BV’s nemen we ook de onderlinge vorderingen en schulden mee. Een duidelijke toelichting scheelt later uitzoekwerk.

4. Regel toegang en machtigingen

Breng in kaart welke software, bankkoppelingen en machtigingen nodig zijn. Zorg dat nieuwe toegang werkt voordat bestaande toegang wordt beëindigd.

Deel wachtwoorden niet per gewone e-mail. Bespreek met je nieuwe contactpersoon hoe toegang veilig wordt geregeld.

5. Controleer samen de start

Na de overdracht controleren we of de ontvangen cijfers en specificaties op elkaar aansluiten. Afwijkingen en ontbrekende stukken bespreken we gericht.

Maak vervolgens duidelijke afspraken over het aanleveren van nieuwe facturen, contactmomenten en vragen. Zo begint de samenwerking met overzicht.